Wir alle kennen das Szenario: Die Arbeit stapelt sich schon bis unter die Decke, man muss bei gefühlten 19 Meetings erscheinen und hat dazu auch noch vergessen, das Geburtstagsgeschenk für die kleine Schwester zu besorgen. Dabei fing der Tag doch so produktiv an…
Hier erfahrt ihr, wie man seine Zeit besser nutzt und effektiv damit arbeitet!
Mit einem Kalender lassen sich alle Termine, Deadlines und sonstige Verpflichtungen effektiv und übersichtlich planen. Am übersichtlichsten ist dabei der klassische Timer auf Papier. Es kann jedoch auch nützlich sein, den Kalender im Smartphone zu benutzen, da dieser mit einer Erinnerungsfunktion ausgestattet ist.
Um herauszufinden, was am besten passt, muss man Verschiedenes ausprobieren. Da wir alle unterschiedliche Präferenzen und Vorstellungen haben, gibt es auch verschiedene Möglichkeiten, wie wir unsere Zeit besser einteilen. Manch einer mag ausschließlich auf das Smartphone zum Planen schwören, andere verlassen sich lieber auf Erinnerungen in Form von E-Mails.
Um den Überblick nicht zu verlieren, sollte man eine tägliche To-Do-List gestalten. Oft kommt es vor, dass man vor lauter Aufgaben weder ein noch aus weiß – setzt man sich aber ein tägliches Ziel, kann man dem entgegenwirken.
Jeder kennt den Feind effektiven Zeitmanagements: Prokrastination (engl.: „Aufschieben“). Das Aufschieben der Arbeit ist der Feind von Produktivität! Darum ist es wichtig, die schlimmsten Dinge zuerst zu erledigen, um denn entspannt den Rest abzuarbeiten.
Im Büro neigt man oft dazu, bei einer kurzen Flaute oder im Zuge des Aufschiebens ablenkende Seiten im Web zu besuchen, wie z.B. Facebook oder Twitter. Damit dies nicht passiert, einfach die Websites blocken (z.B. mit einem Add-On wie NoScript), um sich vor der Ablenkung zu schützen.
Oft hilft es auch, sich eine zweite, frühere Deadline zu setzen. Für ein wichtiges Projekt lohnt es sich, dass man einen ungefähren Termin vor der eigentlichen Deadline festlegt, damit ein Puffer entsteht, falls etwas Wichtiges dazwischen kommt. Beispielsweise kann man den dann dazu nutzen, um noch etwaige Korrekturen vorzunehmen, oder Rat eines Kollegen einzuholen; im Krankheitsfall verschafft das zusätzliche Zeit.